Colegio Chiapaneco de Ingenieros Civiles Siglo XXI
Transformación digital para simplificar los trámites de los agremiados y dar a la directiva una visión integrada de la gestión del Colegio.
La visión de Avanzato
Alineamos la operación con la visión de la organización para construir eficiencia que se mantenga en el tiempo.
Diseñar flujos claros, responsables y criterios de atención.
Adaptar Odoo 19 Community a la operación del Colegio.
Capacitar por función y validar con quienes usan y dirigen la plataforma.
01 / Objetivo de la transformación
Unir la atención al agremiado, los trámites, la administración y el seguimiento institucional.
Integrar en una plataforma los expedientes, solicitudes, pagos, documentos y actividades del Colegio, con responsabilidades claras y trazabilidad desde la recepción hasta la resolución de cada gestión.
Requisitos claros, menos solicitudes repetidas de información y mayor visibilidad sobre el avance de sus trámites.
Menos recaptura, expedientes ordenados y seguimiento de tareas entre puestos y áreas.
Información integrada para revisar pendientes, dar seguimiento a acuerdos y decidir con mayor oportunidad.
Beneficios esperados. Su cumplimiento se verificará después de la validación y puesta en operación.
Interacción entre áreas / BPMN
Un ejemplo de coordinación: la solicitud, revisión y entrega de una carta RTEC.
Este diagrama ilustra una interacción entre áreas. No establece una cadena obligatoria para todos los trámites del Colegio.
02 / Alcances por función
Selecciona un puesto para explorar el levantamiento y su ruta de optimización con Odoo 19 Community.
Base: análisis de las notas de entrevistas y puestos del proyecto. Las mejoras son propuestas de implementación, sujetas a validación; no describen funciones ya liberadas.
03 / Comunicación y presencia regional
Odoo 19 Community como centro de la gestión; los canales digitales como puertas de entrada a la atención.
La transformación digital puede conectar la comunicación hacia el exterior con el trabajo administrativo: una consulta recibida por internet se convierte en una solicitud con expediente, responsable y seguimiento dentro del Colegio.
Convocatorias, cursos y avisos pueden dirigir al agremiado al formulario o servicio correspondiente. Las solicitudes se concentran en Odoo para continuar su atención.
Enlaces y formularios como primera conexión. Mensajes, comentarios y publicación automática requieren conectores y permisos de cada red.Publicar requisitos y eventos; recibir solicitudes y documentos. Un portal adaptado permitiría consultar trámites y descargar documentos autorizados.
El sitio puede construirse en Odoo o conservarse y conectarse. El portal de trámites del Colegio requiere adaptación y control de acceso.Recibir consultas, comunicar requisitos y avisar avances desde el canal que utiliza el agremiado, vinculando la conversación al registro que corresponda.
En Community se implementa con un conector adicional y WhatsApp Business Platform. Requiere configuración, permisos y pruebas; la aplicación oficial de Odoo es Enterprise.Orientar sobre requisitos, cursos y horarios con información aprobada; recibir solicitudes y consultar el avance permitido, incluso fuera del horario administrativo.
Atención automatizada propuesta mediante la API de OpenAI. Los asuntos que requieren criterio o autorización pasan al responsable del Colegio.ChatGPT Business / uso del equipo
El personal puede preparar respuestas, resumir solicitudes, consultar procedimientos y analizar pendientes. Su conexión a Odoo debe implementarse mediante un conector autorizado, con acceso según las responsabilidades de cada usuario.
Asistente público / servicio automatizado
El bot del sitio web o WhatsApp se implementaría mediante la API de OpenAI, conectada a la información aprobada y a servicios de Odoo. La suscripción ChatGPT Business y el consumo de API se presupuestan por separado.
El horario 24/7 corresponde a la orientación automatizada y recepción de solicitudes. La resolución administrativa sigue los horarios y atribuciones del Colegio.
Sede + delegaciones / una gestión compartida
La sede en Tuxtla Gutiérrez y las representaciones regionales podrían trabajar sobre una misma base, con usuarios y permisos por función y delegación. Así, un trámite iniciado en otra ciudad conserva su expediente, seguimiento y responsable al pasar a la sede.
Recepción local, revisión central y seguimiento del mismo folio.
Conversaciones, actividades y evidencias vinculadas al caso, con responsables y fechas.
Consulta de pendientes por delegación, convocatorias y actividades regionales desde la sede.
Referencias públicas localizadas al 09 de octubre de 2026. El listado distingue la sede central, menciones en prensa y referencias históricas; aún requiere confirmación del directorio oficial vigente del Colegio.
| Ciudad / sede | Representación identificada | Base de la referencia |
|---|---|---|
| Tuxtla Gutiérrez | Sede central del Colegio | Directorio público y prensa [1, 3] |
| San Cristóbal de Las Casas | Delegación Altos | Reglamento reproducido y prensa 2025 [2, 3] |
| Chilón | Delegación II Selva Chol | Reglamento reproducido y prensa 2025 [2, 3] |
| Las Margaritas | Delegación III Meseta Fronteriza | Reglamento reproducido y prensa 2026 [2, 4] |
| Ocosingo | Delegación Selva Lacandona | Reglamento reproducido y prensa 2025 [2, 3] |
| Copainalá | Delegación Mezcalapa | Referencia histórica en reglamento reproducido; vigencia pendiente [2] |
| Villaflores | Sede delegacional mencionada en recorrido | Prensa 2025; denominación y oficina por confirmar [3] |
| Frontera Comalapa | Delegación VII Sierra Mariscal | Prensa 2026 [4] |
La consulta no permitió verificar directamente un directorio oficial actualizado del Colegio ni los domicilios, teléfonos y horarios de todas las oficinas. No se presentan estas referencias como un censo de oficinas activas. La copia del reglamento está alojada por un tercero y su vigencia debe confirmarse.
Documentación oficial de Odoo 19: WhatsApp y límite de edición · OpenAI: suscripción y uso de API · OpenAI: conexión del asistente con funciones de una aplicación
Alcance propuesto para revisión: estas conexiones y la atención con IA deben contrastarse con la matriz gap-fit, el contrato y el presupuesto al reanudar el proyecto. Se describen como una ruta de integración, no como funciones ya implementadas ni incluidas automáticamente en el costo señalado.
04 / Cronograma de ejecución
Secuencia de actividades desde el inicio en 2024 hasta la liberación y cierre.
Actividades realizadas hasta la elaboración de la matriz gap-fit para identificar las configuraciones y los desarrollos necesarios.
Las siguientes fechas, responsables y duración se deberán acordar al retomar el proyecto con la mesa directiva.
Definición del propósito y presentación de la ruta de trabajo. La situación contractual se detalla por separado.
Entrevistas, identificación de actividades, documentación y relaciones entre procesos.
Revisión del proceso actual y definición de necesidades para la transformación digital.
Identificación de lo que se resuelve con configuración y de las brechas que requieren desarrollo o integración.
Avanzato mantiene el proyecto en pausa: falta disponer de una sesión con la mesa directiva para revisar el trabajo, validar su funcionamiento o solicitar modificaciones antes de liberar la plataforma.
Recorrer casos de uso, registrar observaciones, acordar cambios y aprobar criterios de aceptación.
Confirmar los pendientes de configuración y desarrollo, preparar usuarios y permisos, capacitar por función y verificar los datos de arranque.
Habilitar el uso para directiva, administrativos y agremiados después de la aceptación de los procesos.
Documentar la aceptación, los alcances entregados y los compromisos de continuidad.
Cronograma por hitos. No se asignan fechas de conclusión ni porcentajes de avance sin un calendario actualizado y validado.
05 / Contrato y estado actual
Situación reportada por Avanzato al 09 de octubre de 2026.
Se entregó un contrato para su revisión por el área jurídica del Colegio; sin embargo, no se concretó la firma.
El esquema previsto fue de 24 meses, con un costo total de $240,000 MXN. Aunque no se concretó la firma, se recibieron $70,000 MXN: $20,000 de garantía y $50,000 correspondientes a cinco mensualidades de $10,000, de enero a mayo de 2024.
A la fecha, Avanzato considera el proyecto en pausa, porque no se contó con espacio en la agenda de la mesa directiva para revisar los desarrollos y configuraciones, validarlos o solicitar modificaciones antes de liberar la plataforma.
Costo y pagos registrados
| Concepto | Detalle | Importe MXN |
|---|---|---|
| Garantía | Pago registrado de garantía | $20,000 |
| Mensualidades | Enero–mayo 2024 · 5 × $10,000 | $50,000 |
| Total recibido | Aplicado al costo del proyecto | $70,000 |
Último pago registrado: 06 de mayo de 2024 · Marco Aquino · $10,000 MXN correspondientes a mayo de 2024.
Inicio registrado: 08 de enero de 2024. La nota de costos no especifica el tratamiento de IVA de los importes del proyecto.
Servicio posterior a la implementación
Después de concluir el proyecto y completar los pagos mencionados, se prevé una cuota mensual para la administración, el mantenimiento y el soporte técnico de la plataforma.
El siguiente paso
Definir una sesión con la mesa directiva, revisar los escenarios de cada área y documentar las decisiones, los ajustes y el calendario de continuidad.
Esta agenda es una propuesta. El botón no envía solicitudes ni agenda una reunión.
